Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý Gara ô tô

Mở phần mềm trên trình duyệt, nhập tài khoản và mật khẩu do quản lý cấp (tài khoản dùng thử: admin / 123456). Lần đầu sẽ có bảng điều khoản sử dụng — bấm Đồng ý để vào.

Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng để hệ thống ghi nhận đúng người tiếp nhận và người thu tiền.

Ngay sau khi đăng nhập là Bảng điều khiển. Các ô màu phía trên hiển thị nhanh: tổng doanh số bán hàng, tiền nợ của khách, chi phí, số hóa đơn và số lượng khách hàng — số liệu cập nhật theo thời gian thực.

Bên dưới là biểu đồ doanh thu 30 ngày, danh sách phụ tùng mới thêm và cảnh báo tồn kho sắp hết, giúp bạn chủ động nhập hàng.

Trước khi bán, hãy khai báo danh mục hàng hóa. Vào Sản phẩm → Danh sách sản phẩm để xem toàn bộ phụ tùng và dịch vụ (rửa xe, thay dầu, thay má phanh...) đã có, kèm giá bán và tồn kho.

Bấm Sản phẩm mới để thêm mặt hàng: đặt tên, chọn danh mục, nhập giá vốn — giá bán, mã vạch và tồn kho ban đầu. Với các mục dịch vụ công thợ, bạn vẫn tạo như một "sản phẩm" và không cần quản lý tồn kho.

Đây là nghiệp vụ cốt lõi của gara. Khi khách đưa xe vào, vào Sửa chữa ô tô → Tiếp nhận sửa chữa để lập phiếu. Màn hình chia thành 4 khối rõ ràng:

Khách hàng: chọn khách quen có sẵn hoặc nhập tên + số điện thoại của khách mới. Thông tin xe: nhập biển số (bắt buộc), số km hiện tại, hãng, dòng, đời xe, nhiên liệu và màu.

Mô tả hư hỏng: ghi lại triệu chứng khách khai và ghi chú tình trạng ngoại quan khi nhận xe (giúp tránh tranh chấp sau này). Thông tin phiếu: chọn ngày hẹn trả và phân công kỹ thuật viên phụ trách, rồi bấm Lưu Phiếu Tiếp Nhận.

Vào Danh sách phiếu sửa chữa để theo dõi toàn bộ xe đang trong xưởng. Bốn ô thống kê phía trên cho biết số phiếu Đang mở, Đang sửa, Chờ trả và tổng tiền Đã thu.

Bảng bên dưới liệt kê từng phiếu theo mã, khách hàng, biển số, ngày nhận, hẹn trả, tổng tiền và trạng thái. Bạn có thể lọc theo trạng thái, theo kỹ thuật viên hoặc theo khoảng ngày. Bấm vào một phiếu để mở chi tiết, tại đó thực hiện các bước tiếp theo của quy trình:

Với khách chỉ mua lẻ phụ tùng (dầu, lọc gió, nước rửa kính...) mà không cần lập phiếu sửa chữa, hãy dùng màn hình POS. Tìm sản phẩm bằng tên hoặc quét mã vạch, thêm vào giỏ, chọn khách hàng, nhập tiền khách đưa và thanh toán trong vài giây.

Cần lập hóa đơn chi tiết nhiều dòng, dùng Bán hàng → Bán hàng mới: chọn khách, thêm từng mặt hàng, áp dụng giảm giá và chọn hình thức thanh toán (tiền mặt / chuyển khoản / ghi nợ).

Toàn bộ giao dịch được lưu tại Danh sách bán hàng. Tại đây bạn xem lại, in lại hóa đơn, thu thêm tiền nợ hoặc hủy hóa đơn (khi hủy, hệ thống tự hoàn tồn kho và điều chỉnh công nợ).

Mọi khách đã tiếp nhận hoặc mua hàng đều được lưu tại Danh sách khách hàng kèm số điện thoại và công nợ. Nhờ đó lần sau khách quay lại, bạn chọn tên là tự động điền thông tin, đồng thời theo dõi được lịch sử sửa chữa của từng xe.

Gara nên cam kết bảo hành cho các hạng mục sửa chữa. Trước tiên vào Bảo hành → Gói bảo hành để tạo các gói (ví dụ: bảo hành công thay má phanh 3 tháng, đại tu 6 tháng...) với thời hạn tương ứng.

Khi thu tiền một phiếu sửa chữa, hệ thống gắn gói bảo hành vào từng hạng mục và tạo phiếu bảo hành. Danh sách phiếu bảo hành đã cấp nằm ở mục dưới đây, hiển thị hạn bảo hành để tra cứu khi khách quay lại.

Màn hình Tra cứu phiếu sửa chữa cho phép nhân viên (hoặc chính khách qua số điện thoại) kiểm tra tình trạng xe: đang sửa hay đã xong, tổng chi phí dự kiến. Đây là công cụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Vào Báo cáo → Báo cáo bán hàng để xem doanh thu theo khoảng thời gian, lọc theo ngày và biết mặt hàng nào bán chạy.

Báo cáo tồn kho cho biết phụ tùng nào còn nhiều, mặt nào sắp hết để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.

Cuối cùng, vào Cài đặt để đặt tên gara, địa chỉ, số điện thoại, logo và các thông tin sẽ in trên hóa đơn / phiếu bảo hành. Nên hoàn tất phần này ngay khi bắt đầu sử dụng để chứng từ in ra chuyên nghiệp.