Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng sửa chữa điện tử

Mở phần mềm trên trình duyệt, nhập tài khoản và mật khẩu do quản lý cấp (tài khoản dùng thử: admin / 123456). Lần đầu vào sẽ có bảng điều khoản sử dụng — bấm Đồng ý.

Mỗi kỹ thuật viên nên có tài khoản riêng để phần mềm ghi nhận đúng người tiếp nhận và người sửa từng máy.

Sau khi đăng nhập là Bảng điều khiển. Các ô màu trên cùng cho biết nhanh doanh số, tiền khách nợ, chi phí, số hóa đơn và số khách hàng. Số liệu tự cập nhật theo thời gian thực.

Bên dưới là biểu đồ doanh thu, danh sách linh kiện mới thêm và cảnh báo tồn kho — giúp bạn biết khi nào cần nhập thêm hàng.

Vào Sản phẩm → Danh sách sản phẩm để quản lý toàn bộ linh kiện (màn hình, pin, cáp sạc...) và dịch vụ (thay màn, ép kính, cài phần mềm...), kèm giá bán và tồn kho.

Bấm Sản phẩm mới để thêm mặt hàng: tên, danh mục, giá vốn — giá bán, mã vạch và tồn kho. Linh kiện có mã Serial/IMEI riêng có thể bật quản lý theo serial để kiểm soát bảo hành từng đơn vị.

Nghiệp vụ quan trọng nhất. Khi khách mang máy đến, vào Sửa chữa điện tử → Tiếp nhận sửa chữa. Phiếu gồm 4 khối:

Khách hàng: chọn khách có sẵn hoặc nhập tên + số điện thoại. Thông tin thiết bị: chọn loại thiết bị, nhập IMEI / Serial (bắt buộc), hãng, model, màu, mật khẩu mở máy và phụ kiện kèm theo (sạc, ốp, sim, thẻ nhớ).

Mô tả hư hỏng: ghi triệu chứng khách khai và ghi chú tình trạng máy khi nhận. Thông tin phiếu: chọn ngày hẹn trả, phân công kỹ thuật viên rồi bấm Lưu Phiếu Tiếp Nhận.

Vào Danh sách phiếu sửa chữa để quản lý tất cả máy đang xử lý. Các ô thống kê cho biết số phiếu Đang mở, Đang sửa, Chờ trả và tổng tiền Đã thu. Bảng bên dưới cho lọc theo trạng thái, kỹ thuật viên và ngày.

Bấm vào một phiếu để mở chi tiết và thực hiện tuần tự các bước:

Với cửa hàng điện tử, việc theo dõi từng đơn vị theo mã là đặc thù quan trọng. Màn hình Danh sách Serial/IMEI cho biết từng linh kiện/máy theo mã định danh: đã bán chưa, thuộc hóa đơn nào, còn bảo hành hay không.

Khách chỉ mua phụ kiện (cáp, tai nghe, ốp lưng...) mà không cần lập phiếu sửa chữa, hãy dùng màn hình POS: tìm theo tên hoặc quét mã vạch, thêm vào giỏ, chọn khách, nhập tiền và thanh toán tức thì.

Cần lập hóa đơn nhiều dòng, dùng Bán hàng → Bán hàng mới: chọn khách, thêm mặt hàng, giảm giá và chọn hình thức thanh toán (tiền mặt / chuyển khoản / ghi nợ).

Toàn bộ giao dịch lưu tại Danh sách bán hàng để xem lại, in lại, thu thêm nợ hoặc hủy (khi hủy hệ thống tự hoàn tồn kho và điều chỉnh công nợ).

Mọi khách đã tiếp nhận hoặc mua hàng đều lưu tại Danh sách khách hàng kèm số điện thoại và công nợ. Nhờ đó khách quay lại chỉ cần chọn tên là tự điền thông tin, đồng thời tra được lịch sử sửa chữa từng máy.

Bảo hành là yếu tố tạo niềm tin cho khách sửa điện tử. Vào Bảo hành → Gói bảo hành để tạo các gói (VD: thay màn hình bảo hành 1 tháng, thay pin 3 tháng...) với thời hạn tương ứng.

Khi thu tiền một phiếu sửa chữa, hệ thống gắn gói bảo hành vào từng hạng mục và tạo phiếu bảo hành gắn theo IMEI/Serial của máy — giúp tra cứu chính xác khi khách quay lại khiếu nại.

Màn hình Tra cứu phiếu sửa chữa giúp nhân viên (hoặc khách qua số điện thoại) kiểm tra tình trạng máy: đang sửa hay đã xong, chi phí dự kiến. Một điểm cộng lớn cho dịch vụ khách hàng.

Vào Báo cáo → Báo cáo bán hàng để xem doanh thu theo thời gian và mặt hàng bán chạy.

Báo cáo tồn kho cho biết linh kiện nào sắp hết để nhập bổ sung kịp thời.

Cuối cùng vào Cài đặt để nhập tên cửa hàng, địa chỉ, điện thoại, logo — những thông tin sẽ in trên hóa đơn và phiếu bảo hành.